個人情報の取扱い

  1. 当社の名称・住所・代表者
    株式会社アクトシステムズ
    〒720-0067　広島県福山市西町2-12-8
    代表取締役社長　桑田　聖一
  2. 個人情報の利用目的
    当社が取得または預託された個人情報は、次の目的で利用いたします。

    1. お客様及びお取引先の方に関する情報
      • 情報処理サービス、ソフトウェア開発サービス及び情報機器保守サービスのご案内
      • 商品販売における商品の発送、関連するアフターサービスの実施
      • 商品、サービスに関するご案内
      • 展示会、セミナーの開催及びご案内
      • お問合せ、苦情及び相談への対応
      • お取引に伴う顧客管理、課金管理及び契約管理
      • 情報システム、施設への入退管理等の安全管理
    2. 当社の受託業務に伴い、委託元から預託された個人情報
      • 契約に基づく給与計算、顧客管理、販売管理、在庫管理等の情報処理サービス、ソフトウェア開発サービス及び情報機器保守サービスの履行
    3. 株主に関する個人情報
      • 会社法に基づく権利の行使、義務の履行
      • 株主管理
      • お問合せ、苦情及び相談への対応
      • 情報システム、施設への入退管理等の安全管理
    4. 採用応募者に関する個人情報
      • 当社の採用活動
      • お問合せ、苦情及び相談への対応
      • 情報システム、施設への入退管理等の安全管理
    5. 当社の従業者に関する個人情報
      • 当社のサービス提供業務
      • 当社の人事労務管理、福利厚生管理
      • お問合せ、苦情及び相談への対応
      • 情報システム、施設への入退管理等の安全管理
  3. 安全管理措置について
    当社は個人情報に関して想定し得るリスクに対して、次のとおり適切な安全管理措置を講じます。

    1. 組織的安全管理措置
      個人情報を安全に管理するために定めた規程や手順書の遵守
      整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認
    2. 人的安全管理措置
      個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施
    3. 物理的安全管理措置
      個人情報を取扱う区域において、入退室管理及び機器・装置の物理的な保護を行い、盗難・紛失を防止
    4. 技術的安全管理措置
      個人情報を取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人情報への不要なアクセスを防止
  4. 個人情報の第三者への提供
    当社が取得または預託された個人情報は、次の場合を除いて第三者に提供いたしません。

    • ご本人の同意がある場合
    • 法令に基づき、提供に応じなければならない場合
    • 人の生命、身体または財産保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
    • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
    • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
    • 利用目的の達成に必要な範囲で業務を委託する場合（5. 個人情報の委託を参照）
    • 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱う場合
  5. 個人情報の委託
    当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、他の事業者へ個人情報を委託する場合があります。その際は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結いたします。
  6. 個人情報のご提供が頂けない場合
    個人情報をご提供頂きますことは任意ですが、ご提供頂けない場合、ご希望される当社サービスのご提供・お取引等が実施できない場合もございますのでご了承ください。
  7. クッキー（Cookie）について
    ご本人が当社のウェブサイトを再度アクセスされた時に、一層便利に閲覧して頂くため、ご本人がご使用のコンピュータを識別するクッキーと呼ばれるデータを送付し、ハードディスクに記録することがあります。クッキーは、ご本人が個人情報を入力されない限りご本人自身を識別するものではありません。
    インターネット閲覧ソフトの設定でそのデータの受取を拒否することができますが、これによりウェブサイトのご利用が正常にできない場合がありますのでご了承ください。
  8. 個人情報の開示等または苦情及び相談
    1. 当社が保有するご本人の個人情報について開示等、または当社の個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及び相談を必要とされる場合は、次項以降により当社のお客様相談窓口までお申し出ください（第三者提供記録の開示をご要望される場合も同様です。）。遅滞なくお申し出に応じます。ただし、ご本人及び代理人（代理人が請求者の場合）の本人確認ができない場合、並びに法令の定めによる場合は、お申し出に応じられない場合があります。
      ※開示等とは、利用目的の通知、開示、訂正等（内容の訂正、追加または削除）及び利用停止等（利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）をいいます。
    2. 開示対象個人情報の利用目的
      上記の『2. 個人情報の利用目的』のうち、ⅱ.当社の受託業務に伴い、委託元から預託された個人情報は、除きます。
    3. 開示等の手続き
      1. 請求及び申し出
      2. 必要書類
        • 開示等の対象者が確認できる書類
          運転免許証の写し、日本国の旅券の写し、健康保険証の写し、写真付住民基本台帳カードの写し、外国人登録証明書の写し、または印鑑証明書（３か月以内の原本）
          （印鑑証明書の場合、開示等の対象者印は、印鑑登録印を押印してください。）
        • 開示等の請求者と開示等の対象者の関係を確認できる書類（代理人が請求者の場合、必要）
          法定代理人・・・戸籍謄本、成年後見登記事項証明書
          任意代理人・・・委任状、印鑑証明書（３か月以内の原本）
        • 開示等の請求者が確認できる書類（代理人が請求者の場合、必要）
          運転免許証の写し、日本国の旅券の写し、健康保険証の写し、写真付住民基本台帳カードの写し、外国人登録証明書の写し、または印鑑証明書（３か月以内の原本）
          （印鑑証明書の場合、開示等の請求者印は、印鑑登録印を押印してください。）
      3. 開示等の手数料
        • 個人情報の利用目的の通知及び開示は、手数料（それぞれ１回の請求毎に１，０００円（税込み））を申し受けます。『個人情報開示等請求書』が届き次第、こちらから振込口座をお教えしますので手数料の振込みを行ってください。振込み確認後に手続を行います。
        • 手数料は、返金しないものとします。

      請求内容の再確認のため、請求者（開示等の対象者）または代理人に対して電話・郵便等による確認を行う場合があります。
      開示等のご請求、苦情及び相談に対する回答をメール・郵送等の方法で送付いたします。

  9. 個人情報についてのお問合せ、開示等または苦情及び相談の申し出先
    個人情報についてのお問合せ、開示等または苦情及び相談を必要とされる場合は、次のお客様相談窓口にお申し出ください。

    株式会社アクトシステムズ
    窓口：個人情報保護管理者代理　ビジネスサポートグループ（お客様相談窓口）
    住所：〒720-0067　広島県福山市西町2-12-8
    電話：084-921-3495

  10. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
    当社が所属する「認定個人情報保護団体」に、当社の個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることができます。

    一般財団法人日本情報経済社会推進協会
    窓口：認定個人情報保護団体事務局
    住所：〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内
    電話：03-5860-7565　または　0120-700-779